Modelos e Dicas sobre as Tabelas de Temporalidade
Tabela de temporalidade é o instrumento pelo qual se determina o prazo de permanência de um documento em um arquivo e sua destinação após este prazo, pois existem documentos que devem ser guardados por mais tempo como os relacionados à área fiscal, contábil, financeiro e pessoal.
Essa tabela de temporalidade é muito utilizada pelos órgãos públicos e a tabela de temporalidade de nossos órgãos é determinada pela gestão arquivista de repartição, uma Comissão Permanente de avaliação de documentos que, dependendo do tamanho da repartição pode ter mais de uma. Essa comissão tem a finalidade de assessorar a Divisão de Arquivos Geral nas ações e procedimentos referentes à avaliação documental. Também orienta e realiza a análise, avaliação e seleção da produção documental produzida e acumulada.
ATUALIZADO 2024
A Tabela de Temporalidade Documental (TTD) deve ser vista como um documento institucional e normativo, servindo de suporte para questões que se referem a períodos de permanência de documentos no arquivo da mesma. Os processos de arquivamento que não estejam orientados em uma TTD necessitam frequentemente de novas reorganizações, pois o crescimento em volume passa a não ter limites, ser descontrolado e desordenado.
Há muitas vantagens de se ter uma TTD, como por exemplo, diminuição da ocupação do espaço físico, agilidade na recuperação da informação, definições de responsabilidade para com a gestão dos processos de arquivamento, diminuição com sustos operacionais, controle da massa documental, eficácia sobre a gestão documental.
Já na vida real, há alguns prazos temporais para arquivar determinados documentos. O TTD pode também te ajudar na organização de seus documentos. O Imposto de Renda, por exemplo, deve ser guardado por 5 anos, subsequente ao da respectiva declaração, ou seja, seis anos; IPTU, 5 anos, subsequentes da respectiva cobrança. Depois deste prazo, a dívida prescreve e a Prefeitura não pode mais cobrar. O mesmo vale para o IPVA. Comprovantes de água, luz e telefone, o prazo de guarda é de 90 dias, por precaução por 5 anos; recibo de pagamento de aluguel, 3 anos; recibo de pagamento de condomínio, de 5 anos; recibo de pagamento de parcelas de imóvel, até que seja feito o registro de imóveis. Essas são alguns dos prazos prescricionais para guarda de documentos que são uteis para melhor organização de seus documentos.
Atualizado Net
Aqui você encontra muito conteúdo de qualidade, nossos redatores estão sempre em busca das novidades mais interessantes da internet e de tempos em tempos revisamos nosso conteúdo para ficar sempre atualizado!
