A gestão de documentos de fornecedores é uma prática que consiste no recebimento, armazenamento e uso correto de certidões, títulos, declarações, atestados, e demais papéis disponibilizados pelas empresas fornecedoras que têm interesse de fazer parte da rede de abastecimento de um negócio.
Como você deve saber, a homologação de fornecedores é um processo burocrático que exige o recolhimento e análise de vários pontos para proteger sua empresa de diversos riscos.
Porém, ainda que tenha essa característica, essa atividade pode ser facilitada com as ferramentas certas e um bom controle documental.
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Ao fazer isso, além de estabelecer um bom relacionamento com esses parceiros desde os primeiros contatos, você também tem a chance de preparar adequadamente sua empresa para auditorias, fiscalizações e outras situações que levam à necessidade de apresentar diferentes documentos e dados.
São razões como essas que tornam a gestão de documentos de fornecedores tão importantes.
Se você ainda não sabe como realizar esse tipo de gerenciamento, siga a leitura deste artigo e confira quais são os sete passos principais.
O que é gestão de documentos de fornecedores?
A gestão de documentos de fornecedores é uma atividade corporativa que tem por objetivo proporcionar a recepção, guarda e utilização correta dos documentos físicos e digitais apresentados pelas empresas fornecedoras que farão, ou já fazem parte, da cadeia de abastecimento de uma companhia.
Começando pela homologação de fornecedores, e abrangendo também todo o acompanhamento do desempenho desses parceiros, são vários os documentos que precisam ser solicitados, manuseados e devidamente arquivados.
Alguns exemplos são:
- contrato social;
- cartão de CNPJ;
- alvará e licença de funcionamento;
- certificações, a exemplo das ambientais e de compliance;
- certidões diversas, como as de débitos, negativas estaduais e municipais, regularidade do FGTS, entre outras.
Aqui, é preciso lembrar que não estamos nos referindo apenas a documentos impressos, mas também aos digitais. Cada um desses formatos tem características específicas e, por isso, requerem formas de gerenciamento diferentes.
Qual a importância da gestão de documentos de fornecedores?
A gestão de documentos de fornecedores é importante para sua empresa por vários motivos. O primeiro deles, e até um tanto óbvio, é que esse tipo de gerenciamento contribui para a organização dos processos.
Saber exatamente onde está cada um dos papéis e dados necessários para realizar a gestão de fornecedores, torna essa rotina muito mais prática, rápida, otimizada, simples e precisa.
Além desse, outros benefícios que pode ser obtidos com o controle correto dos documentos dos seus fornecedores são:
- prepara a empresa para auditorias e fiscalizações: com cada documento no lugar certo, e com acesso facilitado a eles, não é preciso “correr” para organizar tudo. Assim, o negócio estará sempre pronto para participar de auditorias, ou mesmo de fiscalizações surpresa;
- garante compliance: muitos documentos de fornecedores têm data de vencimento. Com a gestão correta, você evita que seus parceiros atuem fora das regras e leis, o que também contribui para a garantir a compliance do seu negócio;
- ajuda a elevar a produtividade: um bom controle de documentação deixa o dia a dia do time de compras e procurement muito mais fácil. Como os profissionais saberão onde buscar cada informação, não há perda de tempo, e mais atividades de valor para a companhia podem ser realizadas;
- gera mais transparência: conseguir acessar, a qualquer tempo, documentos dos fornecedores, também deixa essa gestão muito mais transparente, o que faz toda a diferença no relacionamento com sócios, investidores e demais stakeholders;
- melhora o relacionamento com os fornecedores: a relação com as empresas fornecedoras também é aprimorada, pois a gestão correta de documentos evita que certidões que já foram enviadas sejam solicitadas novamente, pedidos de reenvio de papéis que extraviados, entre outras situações similares;
- aumenta o nível de segurança: armazenamentos corretos, incluindo os físicos e os digitais, evitam que documentos sejam acessados por pessoas não autorizadas, ou que ocorram vazamentos de dados, condição que afeta a credibilidade e confiabilidade da sua empresa.
Como realizar uma boa gestão de documentos de fornecedores? 7 passos!
Para realizar um bom gerenciamento de documentos de fornecedores, alguns dos passos mais importantes que você deve seguir são:
- defina a estrutura de organização que será adotada;
- acondicione corretamente documentos físicos;
- garanta a proteção dos documentos digitais;
- realize backups periodicamente;
- conheça os prazos de validade dos documentos;
- defina as regras de acesso e responsáveis;
- capacite os profissionais para uso e guarda dos documentos.
1. Defina a estrutura de organização que será adotada
Para estruturar a organização dos documentos dos seus fornecedores, uma boa dica é criar classificações de acordo com a frequência de uso.
Na prática, significa que documentos acessados constantemente devem ficar na frente daqueles que são usados menos vezes. Isso facilita o acesso e também ajuda a definir uma ordem de armazenamentos.
2. Acondicione corretamente documentos físicos
Por falar em armazenamento, os documentos físicos precisam ser acondicionados com cuidado para evitar ranhuras, riscos, fissuras, ou outros danos na estrutura que invalidam o uso.
Também é preciso protegê-los de impactos naturais, como umidade, e do acesso de pessoas não autorizadas.
Por isso, o ideal é que eles sejam guardados em arquivos feitos de material resistente, e em locais devidamente trancados e seguros.
3. Garanta a proteção dos documentos digitais
Os documentos digitais precisam de tanta proteção quanto. Sejam os armazenados em computadores, drives externos ou na nuvem, é fundamental adotar boas camadas de proteção para evitar ataques hackers, violações, modificações indevidas e vazamento de dados.
Antivírus, por exemplo, são essenciais. Porém, as autenticação em dois fatores e senhas com níveis de liberação de acesso também devem ser consideradas.
4. Realize backups periodicamente
Os backups são outros mecanismos de segurança que não podem faltar quando o assunto é gestão de documentos digitais de fornecedores. Por isso, defina um período para que essas cópias sejam feitas.
Sistemas de gestão de fornecedores, geralmente, fazem backups periódicos automaticamente, facilitando muito esse processo.
5. Conheça os prazos de validade dos documentos
Como já comentamos, cada documento tem um prazo de validade distinto. Esse limite também serve com um direcionamento sobre por quanto tempo é preciso armazená-lo — as notas fiscais, por exemplo, devem ser guardadas por cinco anos.
Por isso, é importante você conhecer os parâmetros de cada um dos documentos entregues por seus fornecedores. Isso evita tanto o descarte antes do tempo quanto o armazenamento de documentos que não têm mais validade.
6. Defina as regras de acesso e responsáveis
Existem documentos públicos, assim como também tem os sigilosos, certo? Por esse motivo, você também precisa definir quais profissionais terá acesso a cada um deles, e quem será o responsável por recepcioná-los e manuseá-los.
Essa é uma boa medida de segurança, mas também de manter a organização, evitando que muitas pessoas movimentem os documentos sem necessidade.
7. Capacite os profissionais para uso e guarda dos documentos
E após executar todos esses passos, é fundamental capacitar e atualizar os profissionais da sua empresa sobre as práticas de gestão de documentos de fornecedores que foram adotadas.
Afinal, serão eles que lidarão com esses papéis e dados todos os dias. Sem a atuação correta dos funcionários, fica difícil fazer com que esse gerenciamento dê certo.
Uma forma de estimular a adesão, e facilitar a adaptação à nova rotina, é contar com a ajuda da tecnologia, a exemplo dos softwares de gestão de fornecedores.
E quanto mais robusto é esse sistema, mais funcionalidades traz e mais prática torna o gerenciamento das empresas que compõem sua cadeia de abastecimento.
Este artigo foi escrito pela Linkana, a primeira fundação de dados de fornecedores compartilhada do Brasil. Nossa base de dados de perfis universais de fornecedores permite que compradores analisem e homologuem fornecedores com apenas alguns cliques!
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